Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikissa Ideafix-konsernin yrityksissä. Ideafix-konserniin kuuluvat Ideafix Oy (y-tunnus 0834973-3), Ideafix Visual Oy (y-tunnus 1894397-1), Ideafix Palvelut Oy (y-tunnus 3016098-8) sekä Kinkerips Oy (y-tunnus 3013740-3). Ideafix-konsernin toimisto sijaitsee Helsingissä. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kyselyt voidaan osoittaa joko sähköpostitse osoitteeseen info@ideafix tai puhelimitse +35820 754 5060.

2. TIETOJEN KERÄÄMISEN KÄYTTÖPERUSTE

Keräämme henkilötietoja toimintanmme parantamiseksi, myynti- ja markkinointitoimenpiteiden sekä uusasiakashankinnan toteuttamiseksi. Henkilötietoja kerätään yritystenvälisen liiketoiminnan kehittämiseen; myynti- ja markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen, tuotteiden ja palveluiden parantamisen sekä asiakkuuksien hallinnan vuoksi. Henkilötietoja kerätään vain ennaltamääriteltyihin ja lainmukaisiin käyttötarkoituksiin. Keräämme ainoastaan yritysten tai yritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja ja vain sen verran mikä on normaalin yritysten väliseen liiketoimintaan perusteltua.

 

Markkinointi- ja myyntitoimenpiteiden kohdentaminen

Keräämme tietoja yhteydenotoista ja viestinnästä kanssamme sekä ostoista ja palvelujemme käytöstä, henkilön omalla suostumuksella. Lisäksi käytämme oikeutetun etumme mukaisesti julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten yritysten verkkosivuja, viranomaispäätöksiä tai kolmannen osapuolen keräämiä tietoja. Tällöin kolmas osapuoli on varmistanut tietojen keräämisen ja jakamisen laillisuuden.

Keräämme tietoja, yhdistämme tietoja eri lähteistä ja analysoimme asiakkaidemme palveluiden ja tuotteiden käyttöä ja teemme näistä tiedoista tilastoja:

 

• • ymmärtääksemme asiakkaiden ostokäyttäytymistä paremmin

• • parantaaksemme asiakaskokemusta

• • kehittääksemme palveluitamme ja tuotteitamme asiakkaiden kiinnostuksen kohteita ja tarpeita vastaaviksi sekä

• • palveluidemme ja tuotteidemme tarjoamiseksi

Kerättyjen tietojen perusteella luomme asiakkaista profiileja, joiden avulla sijoitamme asiakkaat erilaisin segmentteihin, esimerkiksi ostokäyttäytymisen tai ostomäärien perusteella. Markkinointiviestintää kohdennetaan asiakasprofiilin perusteella, jolloin tarjottavat edut ja viestien sisältö vaihtelevat asiakaskohtaisesti. Tällöin asiakkaille saadaan tarjottua parempia palveluita ja tuotteita sekä kohdennettua markkinointiviestintää paremmin. Näin pystymme täyttämään asiakkaiden toiveet ja tarpeet paremmin.

Henkilöllä on aina oikeus pyytää tietoja profiilista sekä sen luomiseen käytetyistä henkilötiedoista ja tietokategorioista. Henkilöllä on aina oikeus myös kieltäytyä vastaanottamasta myynti- ja markkinointitoimenpiteisiin liittyviä viestejä. Emme tee sellaista tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa profilointia, jolla olisi oikeudellisia tai muita merkittäviä vaikutuksia rekisteröidylle.

 

Asiakkuudenhallinta

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen hallitsemiseksi tai uusasiakashankintaa varten. Henkilötiedot saadaan joko henkilöltä itseltään esimerkiksi silloin, kun rekisteröity ostaa meiltä tuotteita tai palveluita. Uusasiakashankintaa varten keräämme yhteystietoja myös yritysten verkkosivuilta sekä saatamme käyttää kolmannen osapuolen keräämiä tietoja. Tällöin kolmas osapuoli on varmistanut tietojen keräämisen ja jakamisen laillisuuden.

Asiakkuudenhallintaa varten käytämme tietoja:

 

• • Toimittaessamme tilattuja tuotteita tai palveluita. Tähän sisältyy tilauksen vastaanottaminen ja tuotteen tai palvelun toimittaminen sekä tilaukseen liittyvien laskujen käsittely. Tarvittaessa käytämme henkilötietoja myös viivästyneen maksun perinnässä. Tietojen käsittely perustuu sopimukseen rekisteröidyn ja meidän välillä ja on välttämätöntä asiakassuhteesta syntyvien velvoitteidemme täyttämiseksi.

• • Tallennamme asiakaspalvelusähköpostit ja muut viestit, jotta voimme vastata tuotteitamme ja palveluitamme koskeviin kysymyksiin ja muihin pyyntöihin. Oikeutettu etumme on parantaa palvelujamme. Käytämme tallenteita toimeksiantojen todentamiseen sekä asiakaspalvelumme laadun ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Jotta voimme varmistaa, että käsittelemme oikeita tietoja henkilöstä, käytämme ulkoisten palveluntarjoajien palveluita, joiden avulla täydennämme meille antamiasi tietoja ja pidämme niitä automaattisesti ajan tasalla. Jotkut palveluistamme ovat vain rekisteröityjen käyttäjien käytettävissä, joten voidaksesi käyttää kaikkia palveluita, sinun tulee luoda käyttäjätili. Käytämme henkilötietojasi:

 

• • esittämäsi pyynnön tai muun yhteydenoton käsittelemiseen ja sen etenemisen seurantaan. Luovutamme tietojasi myös jakelukumppaneillemme mahdollistaaksemme vaivattoman ja tehokkaan yhteydenpidon asiakkaamme ja jakelukumppanimme välillä – tämä on myös asiakkaan edun mukaista. Käsittelymme perustuu oikeutettuun etuumme tarjota tuotteitamme ja palveluitamme sekä parantaa asiakaskokemusta

• • mahdollistaaksemme haluamiesi palveluiden käytön

 

3. tietojen kerääminen

Keräämme seuraavia tietoja yrityksestä tai yrityksen yhteyshenkilöstä:

 

• • Yhteyshenkilön yhteystiedot: kuten henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero

• • Ammattiin liittyvät tiedot: kuten yhteyshenkilön titteli, työnantajan nimi, työnantajan osoite, y-tunnus

• • Asiakaspalvelutilanteisiin liittyvät tiedot: sähköpostikeskustelut, puhelinkeskusteluiden yhteenvedot

• • Markkinointia ja asiakaspalvelua koskevat tiedot: suostumukset ja kiellot

• • Liiketoimintahistoria: osto- ja myyntihistoria, maksutiedot, sopimukset, kiinnostuksen kohteet, muut liiketoimintaan liittyvät tiedot

Ellei muuta mainita, keräämme ja käytämme tietojasi normaalin liiketoiminnan yhteydessä hoitaessamme asiakassuhteita työnantajan ja työnantajan yhteyshenkilön kanssa. Asiakassuhteen päätyttyä tietoja säilytetään mahdollisia tulevia yhteydenottoja varten.

Lisäksi Ideafix säilyttää joitakin tietoja kirjanpitotarkoituksiin tai noudattaaksemme muita oikeudellisia tai viranomaisten määrittelemiä velvoitteita.

Tietojen kerääminen verkkosivuilla

Verkkosivuillamme keräämme tietoa kävijöistä, jotta voimme analysoida ja kehittää verkkosivuston toiminnallisuuksia sekä käyttäjäkokemusta. Käytämme Google Analytics -analytiikkatyökalua. Sen keräämä data on anonymisoitua.

Evästeiden käyttö verkkosivuilla

Käytämme verkkosivuilla evästeitä analytiikan keräämistä varten sekä toiminnallisista syistä johtuen. Voit kieltäytyä evästeiden käytöstä, mutta sillä voi olla vaikutuksia sivuston toimivuuteen. 

4. tietojen jakaminen

Asiakastietoihin on pääsy vain henkilöillä, joiden pitää käsitellä henkilötietoja työtehtäviä suorittaessaan. Kaikilla tällaisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus. Jakaessamme henkilötietoja muille organisaatioille, varmistamme, että jaamme niitä vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuja tarkoituksia varten, ja että meillä on laillinen peruste sille. Jaamme henkilötietoja Ideafix-konsernin sisällä sekä palveluntarjoajille ja yhteistyökumppaneille.

 

Ideafix-konsernin yhtiöt

Jaamme henkilötietoja Ideafix-konsernin sisällä silloin, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa mainituissa tarkoituksissa. Jaamme henkilötietoja muille konserniyhtiöille esimerkiksi taloushallintoon, markkinoinnin kohdentamiseen ja asiakkuudenhallintaan liittyvissä asioissa.

 

ICT-palveluntarjoajat ja -toimittajat

Jaamme henkilötietoja ICT-palveluntarjoajien ja -toimittajien kanssa vain siltä osin kun se on palvelun toimittamisen kannalta välttämätöntä. Käytämme huolellisesti valittuja ICT-yhteistyökumppaneita, jotka tarjoavat ICT-järjestelmien käyttäjätukea, ylläpitoa ja kehityspalveluita.

 

Luotonvalvonta ja muut asiakkaan tuntemisen palvelut

Jaamme henkilötietoja huolellisesti valituille luottoluokitusyhtiöille arvioidessamme tilauksia, arvioidessamme luottokelpoisuutta ja tarvittaessa periessämme erääntyneitä saatavia tai ilmoittaaksemme maksamattomista laskuja. Yhteistyökumppanimme tekevät tarvittaessa puolestamme myös pakollisia taustaselvityksiä, jotta toimimme maksupalveluntarjoajan velvoitteidemme mukaisesti.

 

Maksu- ja laskutuspalveluiden tarjoajat

Jaamme henkilötietoja tilitoimiston sekä luotettavien maksu- ja laskutuspalveluiden tarjoajien kanssa, jotka auttavat meitä käsittelemään kirjanpitoa sekä maksu- ja laskutapahtumia.

Kuljetuspalveluiden tarjoajat ja tuotteiden toimittajat

Luovutamme henkilötietoja kuljetuspalveluiden tarjoajille ja tuotteiden toimittajille, jos meidän on tehtävä niin toteuttaessamme asiakastilauksia eli esimerkiksi toimittaaksemme tilatut tuotteet asiakkaalle.

Muut yhteistyökumppanit

Tarvittaessa luovutamme henkilötietoja yhteistyökumppanille poikkeustilanteiden selvittämiseksi esimerkiksi asiakkaamme omaisuuden tai terveyden suojaamiseksi.

 

Viranomaiset

Ideafix luovuttaa henkilötietoja viranomaisille paikallisen lain edellyttämällä tavalla.

 

Tietojen jakaminen Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman oikeudellisia perusteita.

5. tietoturvan varmistaminen

Ideafix käyttää tarvittavia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia ja menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseen häviämiseltä, väärinkäytöltä, muokkaamiselta tai hävittämiseltä. Henkilötietojen käsittelyyn käytettäviin järjestelmiin ja sovelluksiin pääsevät käsiksi vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviään suorittaessaan.

Jos sähköisiä tietoja hallinnoi kolmas osapuoli meidän puolesta, Ideafix vaatii, että kyseinen kolmas osapuoli noudattaa kattavia tietoturvavaatimuksia.

Jos henkilötietoja käsitellään manuaalisesti, se tehdään tällaiseen tarkoitukseen hyväksytyissä tiloissa. Tilat on suojattu tarvittavilla fyysisillä suojatoimilla, kuten lukituksella ja valvontakameroilla.

6. henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa kuinka heidän henkilötietoja käsitellään. Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä ja pyynnön oikeellisuuden varmistamiseksi joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen henkilötietojen käsittelyyn liittyvän pyyntösi täyttämistä.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa

Henkilöllä on oikeus tietää, mitä ja miten käsittelemme henkilötietojasi ja saada kopio tiedoista.

Oikeus pyytää oikaisemaan väärät henkilötiedot

Jos henkilö huomaa, että käsittelemme vanhentuneita tai muuten vääriä henkilötietoja, henkilöllä on aina oikeus pyytää meitä oikaisemaan henkilötiedot.

Oikeus pyytää tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Kun olemme varmistaneet pyyntösi oikeellisuuden, poistamme tietosi, paitsi jos meidän täytyy säilyttää ne lakisääteisten velvoitteidemme, kuten kirjanpitovelvoitteidemme, täyttämiseksi. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen voidaan katsoa olevan voimassa sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Mikäli henkilö pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, emme tee henkilötiedoille mitään muuta kuin tallennamme ne IT-järjestelmiimme. Kun olemme varmistaneet pyyntösi oikeellisuuden, lakkaamme käsittelemästä henkilötietojasi.

Vastustamisoikeus

Henkilöllä on aina oikeus kieltäytyä markkinointi- ja myyntitoimenpiteistä. Henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä normaalin liiketoimintamme yhteydessä tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Henkilön pyyntö arvioidaan huolellisesti ja henkilötietojen käsittely lopetetaan, jos tietojen käsittelytapa on ollut kohtuuton.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilöllä on oikeus pyytää kopio meille antamistaan tiedoista yleisesti käytössä olevassa koneella luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee vain henkilön Ideafix-konsernille antamia henkilötietoja, kun olemme keränneet tietoja henkilön suostumuksen tai henkilön ja Ideafix-konsernin välisen sopimuksen perusteella. Kun olemme varmistaneet henkilön pyynnön oikeellisuuden, lähetämme tiedot henkilön pyytämään osoitteeseen.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Jos henkilön mielestä Ideafix-konserni ei ole noudattanut tietosuojalainsäädäntöä henkilötietoja käsitellessään, henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Henkilö voi ottaa yhteyttä asuin- tai työskentelymaansa valvontaviranomaiseen